Sous la supervision directe du Supply Chain Team Leader, le (la) Supply Chain Assistant est chargé(e) de fournir un soutien aux équipes opérationnelles

en matière de logistique et d’approvisionnement des bureaux de Djohong et de Meiganga.

TACHES ET RESPONSABILITÉS

le (la) Supply Chain Assistant aura pour mission :

Gestion des achats :

Evaluer les besoins logistiques (support) des bureaux de djohong et de meiganga et élaborer les documents d’achats menants à la passation des commandes ;

Participer à l’évaluation des offres pour les prestations de fournitures de biens et de services (support) devant être délivrés au niveau des bureaux de djohong et de meiganga ;

Suivre les commandes et s’assurer de la réception des biens et services au niveau de la sous base et s’assurer conjointement avec le demandeur de la conformité des articles aux spécifications techniques et aux quantités.

Gestion des équipements :

Vérifier que tous les biens, anciens et nouveaux, sont correctement enregistrés, étiquetés et répertoriés dans l’inventaire des bureaux de djohong et de meiganga;

Effectuer le contrôle physique des biens;

S’assurer de la bonne utilisation des biens de l’organisation au niveau des bureaux de djohong et de meiganga.

Mettre à jour la base de données des biens de la zone

Archivage physique et électronique des documents

Gestion des stocks :

Superviser les livraisons et les expéditions à destination et en provenance des entrepôts du DRC et établir les documents nécessaires ;

Gestion des stocks présents au niveau de la base et en étroite collaboration avec le personnel programme, participer aux demandes de réapprovisionnement.

Effectuer les inventaires de stocks conformement aux procédures du DRC

Identifier des espaces de stockage lorsque le besoin est signalé conformement aux procédures du DRC

Archivage physique et électronique des documents

Gestion des locaux : exécution / validation / supervision :

S’assurer de la maintenance des locaux et des guest houses de l’organisation en adéquation avec les standards définis par DRC ;

S’assurer que les locaux et les guest houses de DRC respectent les standards établis par l’organisation en termes de sécurité des locaux.

Gestion de la flotte / groupe électrogène :

Effectuer un suivi régulier sur l’état de fonctionnement des véhicules et des groupes électrogènes (vérification quotidienne) et faire remonter les besoins en maintenance auprès du Supply Chain Team Leader.

S’assurer de la disponibilité des équipements de sécurité et de premiers secours dans les véhicules utilisés par les équipes DRC (flotte DRC et véhicules loués) au niveau des bureaux de djohong et de meiganga;

S’assurer que les registres de suivi des véhicules et des groupes électrogènes (logbooks) sont mis à jour quotidiennement et établir des rapports d’utilisation et de consommation de carburant sur une base mensuelle ;

Gérer la flotte et des groupes électrogènes selon les besoins (opérations de maintenance locales) ;

Elaborer les plannings de mouvements hebdomadaires et gestion de tous les déplacements inter bureaux.

Autres :

Participer à l’élaboration de rapports mensuels logistique comme défini dans le manuel des opérations DRC.

EXIGENCES CLÉS

 Expérience et compétences techniques :

Niveau d’étude : Bac+2 minimum, diplôme universitaire en logistique et/ou gestion de la chaîne d’approvisionnement ou un diplome équivalent ;

Expérience : Au moins deux (02) ans d’expérience professionnelle pertinente ;

Expérience en gestion de tâches administratives, y compris de système de classement ;

Excellentes compétences informatiques (Pack Office), une expérience dans l’exploitation d’un système de chaîne d’approvisionnement « ERP » serait appréciée ;

Expérience dans la gestion de la chaîne d’approvisionnement, incluant les fonctions achats / transport / gestion des entrepôts et stocks / distribution ;

Connaissances de base en mécanique automobile et en installations électriques ;

Excellente maitrise de la langue française et bonnes capacités rédactionnelles ;

La maîtrise  de l’anglais est un atout ;

Tous les rôles de DRC exigent du titulaire du poste qu’il maîtrise les compétences de base de DRC :

Recherche de l’excellence : Se concentrer sur l’obtention de résultats tout en assurant des processus efficaces.

Collaboration : Impliquer les parties concernées et encourager le retour d’information.

Responsabilité (prendre l’initiative) : Prendre la responsabilité et l’initiative tout en visant l’innovation.

Communication : Écouter et parler efficacement et honnêtement.

Intégrité : Respecter et promouvoir les normes les plus élevées en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation, les abus et le harcèlement sexuels.

Education: (include certificates, licenses etc.)

Bac+2 minimum, diplôme universitaire en logistique et/ou gestion de la chaîne d’approvisionnement ou un diplôme équivalent

LanguesDanish Refugee Council (DRC)

Maîtrise du français écrit et parlé. Une maîtrise de l’anglais est un atout.)