Main Tasks & Responsibilities

You would be responsible for:

A. Coordinating the execution of the full employment lifecycle including recruitment, onboarding,  performance management, career development to exit management processes for all staff in  recruited in the region:

● Coordinate the recruitment aspects of the staff planning process: evaluating structure, job design and  recruitment projections throughout the region;

● Monitor and update recruitment plans on behalf of the HRBP and the HR Specialist, as required;

● Participate in operating meetings with the clients (region and COs) when possible to gain an  understanding of the operating environment and business needs;

● Coordinate/administer all aspects of recruitment delivery, striving to minimize time to fill vacancies and  continuously seeking opportunities to improve processes and communications to client managers and  candidates;

● Maintain the integrity and objectivity of the HR processes ensuring compliance with UNFPA’s HR  policies and recruitment objectives;

● Support the Regional HR team with recruitment drives and work closely with the HR Adviser, Talent  Acquisition, to support any corporate batch hiring processes;

● Coordinate the work required for the appointment and exit processes;

● Assemble learning materials related to onboarding, including workshops, manuals, employee  handbooks, etc.;

● Reporting to the HRBP, act as the focal point for key HR processes in the region;

● Train non-HR staff involved in recruitment in Country Offices, such as HR Focal points and OMs, on  relevant policies and recruitment processes and support them with timely advice as needed;

● Assist with contracting of recruitment agencies, as needed, and assume responsibility for overall  adherence to both procurement and financial reporting requirements in the team;

● Ensure service levels with external suppliers are tracked for continuous improvement;

● Contribute to the tracking and monitoring of HR metrics to measure the effectiveness of core HR  activities.

B. Partnership and coordination:

● Partner with relevant stakeholders to ensure compliance and programme delivery in the areas of duty  of care, PSEA, evaluation, audit, investigations, ethics;

● Partner with relevant UNDP-BES or local UNDP office for benefits and entitlements matters;

● In collaboration with DMS, PSD and Corporate HR participate in the definition and implementation of  country realignment processes;

● Maintain and coordinate the master schedule of HR events in the regional offices where  training/dissemination of corporate initiatives are included, to ensure consistency of coverage of country

offices throughout the year;

● Track HR budgets and expenditures, ensuring all is properly charged.

C. Learning Support:

● Perform ongoing learning needs analyses and assessment with staff across all levels in the region to  determine learning needs with reference to appropriate competencies.

● Review staff performance evaluations to establish learning needs and to determine local, regional or  global training options as appropriate;

● Advise on learning development, design, marketing, implementation and evaluation, including the use  of technology.

D. As a member of the Regional HR Team, support the provision of HR client services to the  Regional Office and the Country Offices, as needed:

● Assist the HR Business Partner in provision of high-quality HR client services as required;

● Analyze and report on the metrics of regional delivery of HR client services;

● Provide analytical support on workforce trends and any custom HR analytics as required working  closely with the Analytics Unit in the HR Directorate;

● In coordination with the relevant HR colleagues, coordinate regular Information sharing and capacity  building sessions for HR focal points in the field;

● Act as the focal point for HR systems/ERP related issues.

Perform any other duties as may be required by the HRBP or the Deputy HR Director.

Qualifications and Experience: 

Education:  

Advanced university degree in human resources, business administration, public administration or  related discipline.

Knowledge and Experience: 

• Two years of relevant work experience in human resources with focus on recruitment and/or HR client  services;
• Knowledge of HR policies and their application in the employment life cycle;
• Ability to understand the HR service needs of the business units;
• Proficiency with recruitment and HR systems/software applications;
• Strong analytical skills and mastery current office software;
• Excellent organizational skills and ability to multitask in a fast-paced work environment;
• Excellent communication skills, including experience in drafting reports and preparing presentations;\
• Proven ability to handle sensitive and confidential information;
• Proven ability to work with senior management and to work in project teams;
• Strong collaboration and team skills.

Languages: 

Fluency in English is required; knowledge of other official UN languages, preferably French and/or  Spanish, is desirable