Responsabilités

Principales responsabilités

A/GESTION DES PAIEMENTS

• Réceptionner et vérifier les demandes de paiements ;
• S’assurer que les dossiers sont conformes aux procédures DRC ;
• Préparer les opérations de e-banking pour validation par les personnes autorisées ;
• Préparer les ordres de virements et les faire signer ;
• Préparer les chèques bancaires et les faires signer ;
• Déposer les ordres de virement signés contre décharge à la banque ;
• Contacter les fournisseurs pour la remise du paiement (cash ou chèques) pendant les heures de paiement (les lundis, mercredis et vendredis matin de 9h à 13h) ;
• Obtenir les décharges de remise de chèque des fournisseurs.

B/GESTION DE LA CAISSE

• Vérifier les demandes de paiements transmises par le département logistique pour tous les règlements des fournisseurs en argent liquide (vérifier la validation du responsable budgétaire) ;
• Anticiper les paiements en argent liquide des fournisseurs aux heures d’ouverture de la caisse ;
• Préparer les avances professionnelles des employés DRC pour paiement pendant les heures d’ouverture de la caisse ;
• Solder les avances professionnelles en utilisant les formats DRC (demande d’avance professionnelle, clôture d’avance professionnelle) ;
• Compléter le tableau de suivi des avances professionnelles ;
• Préparer les demandes d’approvisionnement de la caisse afin de s’assurer que le solde est toujours suffisant pour couvrir les dépenses (demande validée par le chef d’équipe finance / administration) ;
• Faire une réconciliation quotidienne de l’inventaire de caisse et du solde dans Dynamics ;
• Communiquer tout écart de caisse au chef d’équipe Admin / Finance ;
• Communiquer toute dépense suspecte et/ou non conforme aux procédures comptables et financières de DRC au chef d’équipe finance / administration et/ou au responsable de zone ;
• Faire une réconciliation hebdomadaire (fin de semaine) de la caisse signée par le chef d’équipe finance / administration.

C/SAISIE COMPTABLE DANS DYNAMICS

• Respecter les échéances de clôtures hebdomadaires et mensuelles des journaux comptables communiqués par le chef d’équipe finance / administration ;
• Saisir quotidiennement les mouvements (débit et crédit) de caisse et de banque dans Dynamics ;
• Faire les scans de l’ensemble des documents financiers justifiants les mouvements de caisse et de la banque ;
• Uploader (attacher) quotidiennement les justificatifs comptables dans Dynamics ;
• Faire la clôture hebdomadaire de la comptabilité sous la supervision du chef d’équipe finance / administration et du responsable de zones ;
• Saisir les charges à répartir sur la base du fichier Excel transmis par le chef d’équipe finance / administration.

D/ARCHIVAGE DES PIECES COMPTABLES (Caisse et Banque)

• Archiver l’ensemble des documents comptables en reprenant le numéro de Voucher de Dynamics ;
• S’assurer que l’archivage est fait quotidiennement et qu’il répond aux critères d’exigences de DRC.

E/PREPARATION DES AUDITS FINANCIERS

• Préparation l’ensemble des pièces comptables demandées par les auditeurs ;
• Faire une première vérification de ces pièces comptables et communiquer tout problème au chef d’équipe finance / administration.

4. Qualifications requises

A/ Qualifications

• Bac + 2 minimum dans les domaines de la comptabilité, des finances ou de la gestion.
• Avoir des connaissances pertinentes en gestion de caisse ;
• Bonne connaissance des logiciels Word, Excel et logiciel comptable ;
• Avoir de bonnes capacités de classement ;
• Avoir une très bonne aptitude à communiquer, être flexible et capable de travailler sous pression ;
• Aimer le travail minutieux et avoir le souci de la qualité.

B/ Expériences

Minimum 1 an d’expérience dans un service comptable d’une ONG internationale

C/Qualités Personnelles

• Rigoureux ;
• Honnête ;
• Discret ;
• Organisé ;
• Être capable de travailler sous pression à un rythme élevé ;
• Forte compréhension de l’engagement humanitaire.

D/Langues

• Maitrise de français parlé et écrit.
• Niveau intermédiaire de l’anglais parlé et écrit.

5. Réglementations générales 

• L’employé doit suivre les instructions de DRC en matière de sécurité, de confidentialité et de directives éthiques, y compris le code de conduite et le cadre de responsabilité humanitaire
• L’employé ne doit exercer aucune autre activité rémunérée pendant la durée du contrat DRC sans autorisation préalable
• L’employé ne doit pas s’engager dans une activité qui pourrait nuire à DRC ou à la mise en œuvre de tout projet pendant la durée du contrat DRC
• L’employé ne doit pas accorder d’interviews aux médias ni publier de photos liées aux programmes de DRC ou partager d’autres documents sans en recevoir l’autorisation préalable
• L’employé doit restituer tout l’équipement prêté par DRC pour effectuer le travail après la fin de la période du contrat ou sur demande de DRC.

6. Compétences et qualités exigées

• À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC, à savoir :
  • Viser l’excellence : vous vous concentrez sur l’obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
  • Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.
  • Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.
  • Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
  • Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et cosmopolite
• Proactivité, avec une approche coopérative et collaborative
• D’excellentes capacités de communication (notamment l’attention et la patience) sont nécessaires
• De bonnes capacités organisationnelles sont requises
• Sens de l’éthique exemplaire
• Capacité à travailler en équipe et bon sens de l’humour