Le GO soutiendra le Grants Coordinator pour la gestion de l’ensemble des activités des donateurs et l’élaboration des documents des donateurs afin d’assurer la qualité des relations avec les donateurs et le respect des délais d’établissement des rapports. Avec une fonction principale consistant à fournir une analyse et une supervision pour assurer la conformité avec les exigences spécifiques des subventions, ce poste fournira également une assistance spécialisée dans d’autres dimensions du cycle de gestion des subventions, notamment :

• Le suivi du système de gestion subventions
• La documentation des résultats et des rapports, y compris la préparation et/ou la révision des informations destinées aux parties prenantes internes.

 Responsabilités spécifiques :

Système de gestion des subventions :

·       Développer et maintenir les outils de gestion des subventions, tels que les trackers de financement, les calendriers de rapports, les modèles, et s’assurer que l’équipe est au courant des échéances.

·       Soutenir l’équipe du programme et des opérations, le Grants Coordinator dans la préparation et le suivi des réunions du cycle de projet, la facilitation desdites réunions sur demande et le suivi des points d’action.

·       Soutenir la production des rapports des donateurs et s’assurer que les rapports sont de haute qualité et soumis dans les délais.

·       Aider à la préparation des visites de suivi externes, des examens et des audits, ainsi que des évaluations intersites, et y participer le cas échéant.

·       Établir et maintenir des fichiers électroniques et sur papier pour chaque projet financé par des subventions, à des fins de suivi et de rapport.

·       Effectuer des examens de conformité de routine des programmes de subventions.

·       Soutenir, à la demande du Grants Coordinator le suivi des budgets, et du plan de dépenses.

·       Participer aux réunions internes de suivi pour s’assurer que la subvention est en bonne voie, et signaler tout problème à l’équipe chargée des subventions.

·       Travailler en étroite collaboration avec les équipes chargées des finances et des subventions pour réviser et ajuster le budget si nécessaire.

Documentation des résultats et rapports :

·       Travailler avec le personnel concerné pour tirer parti des résultats programmatiques et opérationnels de IRC à des fins de marketing, de positionnement et de collecte directe de fonds, y compris le maintien des données sur les performances passées et la capacité de l’organisation, les publications et la diffusion, et les visites des donateurs.

·       Participer aux examens et évaluations trimestriels des programmes afin de garantir la documentation systématique des meilleures pratiques et des leçons apprises par le personnel des programmes, maintenir un système centralisé accessible à tout le personnel et le diffuser comme il convient.

·       En collaboration avec les équipes des programmes et des opérations, mettre en place des systèmes efficaces pour assurer la transmission en temps voulu des rapports aux donateurs, aider les autres membres du personnel à comprendre les exigences des bailleurs de fonds et s’assurer que les rapports sont au bon format, et éditer des sections des rapports si nécessaire.

Communication :

En étroite collaboration et avec le Grants Coordinator, le GO sera responsable de :

·       Contribuer à la rédaction, à l’écriture et à la révision des bulletins d’information externes et internes de IRC et veiller à ce que les contributions des collègues soient partagées en temps opportun.

·       Collaborer étroitement avec l’équipe chargée des subventions pour élaborer des fiches d’information et des exemples de réussite liés à nos activités.

·       Contribuer à accroître la visibilité de IRC sur les médias sociaux en présentant le contenu des bulletins d’information externes de IRC.

·       Avec le soutien du Grants Coordinator, examiner du matériel de visibilité de IRC et des donateurs en veillant à leur conformité aux règles des bailleurs.

·       Effectuer des visites de collecte de contenus relatifs aux histoires à succès des bénéficiaires.

·       Renforcer les capacités du personnel en matière de visibilité, photographie, médias et communication.

Qualifications

Exigences du poste :

·       Minimum licence dans un domaine pertinent et expérience applicable dans la gouvernance, l’administration et la gestion des subventions à but non lucratif, y compris le développement des affaires et la conformité.

·       Au moins un an d’expérience dans un rôle de gestion des subventions, de préférence dans une ONG.

·       Expérience préalable de la gestion des subventions et connaissance des règlements, procédures et exigences des donateurs du gouvernement américain (USAID/BHA, BPRM), européens (AFD, ECHO, SIDA) et de l’ONU (HCR, UNFPA, UNICEF, CHF).

·       Expérience avérée de la coordination des propositions de financement et des rapports d’activité des donateurs institutionnels et privés.

·       Capacité à gérer efficacement des priorités concurrentes.

·       Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite et capacité avérée à produire et éditer des documents sous la pression des délais.

·       Connaissance pratique de l’élaboration et de la gestion d’un budget

·       Expérience de travail dans un environnement multiculturel, de préférence en Afrique.

·       Compétence avec Windows, Microsoft Office

·       Capacité à travailler dans des environnements à sécurité instable

·       Anglais et français courants, écrits et parlés

Environnement de travail :

Sécurité : Le Grants Officer (GO) sera basé à Maroua avec des déplacements dans les sous-bureaux et au bureau de coordination de Yaoundé. Cependant, en fonction du candidat, IRC envisagera de placer le poste dans un autre bureau de terrain de IRC Cameroun.