Le Responsable des Subventions et des Partenariats soutiendra le Coordinateur des Subventions et le Responsable des Partenariats dans la gestion de toutes les activités liées aux bailleurs et dans le développement des documents pour les bailleurs afin d’assurer des relations de qualité avec les bailleurs et un reporting en temps voulu ; surveiller le système de gestion des subventions ; documenter les résultats et les rapports, y compris la préparation et/ou la révision des informations pour les partenaires et les parties prenantes internes.

Responsabilités spécifiques :

Système de gestion des subventions :

• Développer et maintenir des outils de gestion des subventions, tels que des suivis de subventions, des plannings de reporting, des modèles, et veiller à ce que l’équipe soit au courant des échéances.

• Soutenir l’équipe Programme et Opérations, le Coordinateur des Subventions dans la préparation et le suivi des réunions de cycle de projet, et diriger les réunions si nécessaire.

• En collaboration avec les équipes programme et opérations, mettre en place des systèmes efficaces pour garantir un reporting en temps voulu aux bailleurs, aider le personnel à comprendre les exigences des bailleurs et veiller à ce que les rapports soient dans le bon format, et éditer les sections des rapports si nécessaire.

• Soutenir la rédaction des rapports pour les bailleurs et garantir que les rapports sont de haute qualité et soumis dans les délais.

• Aider à répondre aux questions/problèmes de conformité des bailleurs pour IRC Cameroun.

• Aider à la préparation et à la participation aux visites de suivi externes, aux examens et aux audits, ainsi qu’aux évaluations inter-sites si nécessaire.

• Établir et maintenir des dossiers électroniques et papier pour chaque projet financé par des subventions à des fins de suivi et de reporting.

• Réaliser des revues de conformité routinières des programmes de subventions.

• Soutenir, à la demande du Coordinateur des Subventions, l’analyse du plan de dépenses.

• Travailler en étroite collaboration avec les équipes finance et subventions pour examiner et ajuster le budget si nécessaire.

Communication :

En collaboration avec le Coordinateur des Subventions, elle sera responsable de :

• Contribuer à la rédaction et à l’édition des bulletins d’information internes et externes d’IRC et s’assurer que les contributions des collègues sont partagées en temps utile.

• Travailler à l’élaboration de fiches d’information et d’histoires de succès liées à nos activités.

• Diriger, avec le soutien du Coordinateur des Subventions, la révision des matériels de visibilité d’IRC et des donateurs en veillant à ce qu’ils soient conformes à IRC et aux donateurs.

• Effectuer occasionnellement des visites de terrain et des missions de collecte de contenu depuis Maroua pour capturer des histoires.

Partenariat :

• Processus de partenariats/sous-subventions :

Aider à la cartographie des partenaires et à l’analyse des parties prenantes en coordination avec les programmes.

Soutenir le Responsable des Partenariats et le personnel opérationnel et technique si nécessaire dans l’organisation et la facilitation des évaluations de capacité et des évaluations des risques pour les partenaires potentiels.

• Soutien aux partenaires et partage de capacité :

Aider à la surveillance opérationnelle, financière et programmatique de tous les partenaires.

Collaborer avec d’autres départements d’IRC (Chaîne d’approvisionnement, Finance, RH et Programmes pour soutenir le partenaire) et identifier des opportunités pour IRC de soutenir les efforts de renforcement des capacités des partenaires.

Soutenir le rôle d’IRC dans la mise en œuvre des plans de renforcement des capacités pour les partenaires en étroite coordination avec le Responsable des Partenariats.

Alimenter les suivis de partenariats avec les données collectées auprès des équipes programme, partenariat et finance et diffuser les informations (y compris le suivi) sur les partenaires aux départements concernés, si nécessaire.

• Documentation, suivi et reporting :

Collaborer avec la finance pour assurer les transferts de fonds en temps voulu et un suivi financier adéquat et un soutien pour les partenaires.

Maintenir des dossiers électroniques complets sur les partenaires, en veillant à ce qu’ils soient rationalisés et bien organisés.

Coordonner avec les équipes techniques concernées, réviser les rapports internes mensuels, compiler et soumettre les rapports des partenaires dans les rapports globaux aux donateurs.

• Représentation et tâches spéciales :

À la demande du Responsable des Partenariats, représenter IRC Cameroun lors des réunions internes et externes pertinentes et transmettre les informations importantes de ces réunions au Responsable des Partenariats.

À la demande du Responsable des Partenariats, prendre en charge des projets divers ne relevant pas des responsabilités soulignées dans cette description de poste.

Minimum Qualifications:

Exigences :

• Diplôme de licence dans un domaine pertinent et expérience applicable dans la gouvernance des ONG, l’administration et la gestion des subventions, y compris le développement commercial et la conformité.

• Au moins un an d’expérience dans un rôle de gestion des subventions, de préférence dans une ONG.

• Expérience antérieure en gestion des subventions et connaissance des réglementations, procédures et exigences des bailleurs américains (USAID/BHA, BPRM), européens (ECHO, SIDA).

• Expérience avérée dans la coordination des rapports aux bailleurs institutionnels et privés.

• Capacité à gérer efficacement des priorités concurrentes.

• Excellentes compétences en communication orale et écrite et capacité avérée à produire et à éditer des documents sous pression.

• Connaissance pratique de la préparation et de la gestion de budgets.

• Maîtrise de Windows, Microsoft Office.

• Capacité à travailler dans des environnements de sécurité volatile.

• Anglais et Français écrit et parlé courant.

Environnement de travail :

Le Responsable des Subventions et des Partenariats sera basé à Maroua.